Project Coordinator - Exam Planning Team (alle Geschlechter) - Remote Eligible

Project Coordinator - Exam Planning Team

Vor 12 Jahren gegründet, stellt sich Lingoda einer der drängendsten globalen Herausforderungen unserer Zeit: dem Bedarf wachsender Wirtschaften und alternder Bevölkerungen mit der Mobilität globaler Talente zu begegnen. Angetrieben von unserer Mission – "Menschen weltweit mit Sprachkenntnissen, kulturellem Verständnis und technischem Know-how auszustatten, damit Integration und Erfolg möglich werden" – hat sich Lingoda als Vorreiter im Bildungsbereich etabliert.

Lingodas effektives Lernmodell basiert auf Kleingruppenunterricht – mit über 800.000 Kursen pro Jahr, geleitet von 2.400 qualifizierten Lehrkräften. Unsere eigens entwickelte Curriculum-Plattform hilft Lernenden dabei, ihre Ziele zu erreichen – sei es für den beruflichen Aufstieg oder die erfolgreiche Integration in einem neuen Land.

Lingoda ist ein schnell wachsendes und ambitioniertes Unternehmen, das sowohl im B2B- als auch im B2C-Bereich tätig ist: Während unser B2B-Geschäft in Deutschland besonders auf den Gesundheitssektor fokussiert ist – mit dem klaren Ziel, in weitere Branchen und Länder zu expandieren – erreichen wir im B2C-Bereich Lernende weltweit. Unsere Studierende lernen Deutsch, Englisch, Spanisch, Französisch und Italienisch – ganz egal, wo auf der Welt sie sich befinden.

Ein Einstieg bei Lingoda bedeutet, Teil eines Teams zu werden, das gemeinsam besser wird. Wir leben eine inklusive Kultur, in der Mut, Neugier und persönliches Wachstum gefördert werden. Erkenntnisse setzen wir in Taten um – und jede*r Einzelne trägt dazu bei, positive Veränderungen zu bewirken. Werde Teil unserer Mission, Leben durch Bildung zu verändern.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Project Coordinator - Exam Planning Team mit Sitz in Berlin oder im Homeoffice. Deine Mission bei uns: Du bist für die strukturierte Durchführung der Prüfungsplanung, die Terminierung und die Verfolgung der Prüfungsvorbereitungen der Studierenden verantwortlich. Zudem spielst du eine Schlüsselrolle bei der Koordinierung von Prüfungsanmeldungen, der Überwachung der Einhaltung institutioneller Anforderungen und der Unterstützung von Studierenden während des Prüfungsprozesses.

Um in dieser Funktion erfolgreich zu sein, sind ein ausgeprägtes Organisationstalent, die Fähigkeit zur Verwaltung komplexer Planungsabläufe und eine klare Kommunikation mit Studierenden, Institutionen und Behörden erforderlich.

Deine Aufgaben:

Planung und Koordination der Kenntnisprüfung unserer Teilnehmer:innen in unterschiedlichen Bundesländern unter Einhaltung regionaler Vorschriften

Verlässliche Informationsweitergabe bei regulatorischen Änderungen und lösungsorientierte Unterstützung externer Partner

Überwachung des Lernfortschritts, der Prüfungsbereitschaft und Zugangsvoraussetzungen unserer Teilnehmer:innen sowie kontinuierliche Datenpflege

Förderung des Prüfungserfolgs durch bedarfsgerechte Unterstützungsangebote

Enge Zusammenarbeit mit Schulen, Behörden und Einrichtungen zur Sicherstellung von Prüfungskapazitäten und fristgerechter Kommunikation

Verwaltung komplexer Terminstrukturen, inklusive Umbuchungen und Sonderfällen

Bearbeitung von Eskalationen wie beispielsweise kurzfristigen Absagen oder Störungen im Prüfungsablauf

Klare, strukturierte Kommunikation mit Kooperationspartnern, Institutionen und Teilnehmer:innen

Termingerechte Bearbeitung relevanter Unterlagen und Bereitstellung von Informationen

Partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Kolleg*innen aus verschiedenen Fachbereichen zur gemeinsamen Zielerreichung

Pflege und Weiterentwicklung eines internen Wissens-Hubs mit aktuellen Prozessen, FAQs und Schulungsmaterialien

Sicherstellung der Einhaltung von Standard Operating Procedures (SOPs) für strukturierte Arbeitsabläufe

Zusammenarbeit mit internen Teams zur Weiterentwicklung von Planungstools und Automatisierung auf operativer Ebene

Monitoring relevanter KPIs (z. B. Termintreue, Fehlerquote, Umbuchungstrends) zur Identifikation weiterer Optimierungspotenziale

Das bringst du mit:

Mindestens 2+ Jahre Erfahrung in der Prüfungskoordination, Terminplanung oder operativen Verwaltung – idealerweise in einem dynamischen Umfeld wie einer wachsenden Bildungsorganisation, dem Gesundheitswesen oder einem regulierten Bereich

Fließende Deutschkenntnisse (C1/C2) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. B2) für die Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern

Ausgeprägtes Zeitmanagement und Fähigkeit, enge Fristen einzuhalten und dabei die Übersicht zu behalten

Erfahrung in der Verwaltung hoher Planungsvolumina und der effizienten Lösung von Terminkonflikten

Sicherer Umgang mit CRM-, Planungs- und Ticketing-Systemen (z. B. Dixa, Zendesk, Asana)

Fähigkeit, in einem sich stetig wandelnden Umfeld zu arbeiten und Prozesse flexibel anzupassen

Nice-to-Have:

Erfahrung in der Prozesskoordination und der Umsetzung kleiner Workflow-Optimierungen

Vertrautheit mit Compliance-gesteuerten Abläufen und regulatorischen Anforderungen

Das erwartet dich bei Lingoda:

Ansprechbare Führungskräfte und transparente Kommunikation - bei Lingoda zählt jede Stimme!

Firmenveranstaltungen und Kolleg*innen, die immer gerne Kontakte knüpfen + Budgets für Teambuilding-Veranstaltungen!

Ein integratives Umfeld mit großem Teamgeist und Leidenschaft für Sprachen

Ein gut strukturierter und spannender Onboarding-Prozess, der Sie auf Erfolgskurs bringt!

Die Möglichkeit von zu Hause aus zu arbeiten oder im Büro im Herzen Berlins

Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten

Kostenloser Zugang zu unseren Sprachkursen

Programme für psychische Gesundheit

Betriebliche Sozialleistungen und Pensionskassen

30 Urlaubstage im Jahr

Kostenlose Snacks und Getränke im Büro

Die für deine Arbeit notwendige moderne Hardware (n.z. für Freelancers)

Flexible Arbeitszeiten

Klingt das spannend? Dann sende uns gleich deinen Lebenslauf! Wir freuen uns darauf, von dir zu hören! Deine Ansprechpartnerin für die Position ist Elif. Lingoda fördert Vielfalt und Integration am Arbeitsplatz. Wir streben nach Chancengleichheit und Maßnahmen der Affirmative Action und wir bemühen uns, eine Belegschaft zu schaffen, die die Vielfalt unserer Nutzende widerspiegelt. Unser Engagement stellt sicher, dass jede Bewerbende auf der Grundlage der eigenen Fähigkeiten und Qualifikationen beurteilt wird, unabhängig von Alter, Geschlechtsidentität, ethnischer Zugehörigkeit, sexueller Orientierung, Behinderung oder Religion.